Riduzione degli errori di tracciabilità dei contratti grazie all'automazione

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Nel mondo del leasing e della locazione operativa, la gestione dei contratti non è solo una questione amministrativa: è una leva per le performance commerciali, finanziarie e normative. Eppure, nonostante la loro importanza strategica, i contratti sono ancora spesso poco monitorati, con conseguenti errori costosi e perdite di valore.

Oggi, automatizzare il monitoraggio dei contratti con una soluzione come Leas@ sta diventando un imperativo per evitare queste insidie e ottimizzare la redditività delle operazioni.

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1. I principali errori riscontrati nel monitoraggio dei contratti

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La crescente complessità dei contratti (multi-prodotto, multi-servizio, modulari) espone le organizzazioni a diversi tipi di errori ricorrenti:

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🔹 Scadenze non rispettate

• Mancato rinnovo nei tempi previsti, proroga automatica non voluta, penalità di mora.

🔹 Errori finanziari

• Importi delle rate non corretti, indicizzazione non applicata correttamente, errori di fatturazione o di riscossione.

🔹 Mancanza di tracciabilità

• Perdita della storia, documenti non ritrovati, difficoltà a ricostruire la vita del contratto.

🔹 S anzioni regolamentari

• Non conformità al RGPD per i dati sensibili, mancanza di prova di accettazione dei termini contrattuali.

🔹 Controversie commerciali

• Disaccordi con i clienti o i partner dovuti a un'errata interpretazione delle clausole o a un cattivo monitoraggio delle approvazioni.

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Secondo uno studio di Capgemini, quasi il 40% delle controversie commerciali deriva da una mancanza di follow-up contrattuale(fonte).

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2. Come si può automatizzare efficacemente il monitoraggio dei contratti?

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La risposta sta in una piattaforma specializzata come Leas@, che centralizza, automatizza e rende sicuro l'intero ciclo contrattuale.

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a. Centralizzazione delle informazioni

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Tutti i dati contrattuali (documenti, scadenze, importi, modifiche, stato) sono raggruppati in un'unica area, accessibile ai team autorizzati.

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b. Automatizzazione di scadenze e avvisi

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Leas@ automatizza :

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• Promemoria di fine contratto o di rinnovo
• Avvisi di scadenza finanziaria
• Notifiche in caso di ritardi o anomalie rilevate

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c. Monitoraggio e tracciabilità in tempo reale

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Grazie a un cruscotto intuitivo, i team hanno :

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• Una visione globale dei contratti attivi, scaduti o anomali
• Accesso rapido a documenti e cronologie di condivisione
• Monitoraggio delle responsabilità e dei tempi di elaborazione

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d. Rafforzare la conformità

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Leas@ incorpora controlli automatici per garantire :

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• Conformità al RGPD
• La verificabilità dei flussi informativi
• Conformità con LCB-FT, IFRS 16 e altre normative finanziarie

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👉 Il risultato: un monitoraggio affidabile dei contratti, una drastica riduzione degli errori e un notevole risparmio di tempo per i team operativi.

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3. Benefici immediati osservati dagli utenti di Leas@

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I nostri clienti, distributori, società di leasing, gruppi automobilistici e banche, stanno rapidamente vedendo risultati tangibili:

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✅ -75% di errori di tracciamento entro i primi mesi

✅ -50% di tempo in meno speso in promemoria e controlli manuali

‍✅ +30% di miglioramento della soddisfazione dei clienti su contratti ben gestiti

✅ Riduzione dei rischi legali e finanziari grazie al miglioramento della compliance

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Un responsabile delle vendite di una società di autonoleggio spiega:

"Prima di Leas@, passavamo il tempo a cercare informazioni. Oggi tutto è tracciato, automatizzato e sicuro. I nostri clienti vedono la differenza, e anche i nostri team".

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Conclusione: un monitoraggio affidabile per garantire la crescita

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In un settore in cui i margini sono sotto pressione e la conformità diventa sempre più esigente, garantire il follow-up contrattuale non è più un'opzione.

Con una soluzione come Leas@, potete eliminare gli errori, rafforzare la conformità, snellire le operazioni... e creare un vantaggio competitivo sostenibile.

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📩 Volete vedere come Leas@ può trasformare la vostra gestione dei contratti? Scopritelo contattandoci qui e ora → contact@anylease.io

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